Documentos fiscais: por quanto tempo guardar?
No Brasil, vigoram várias legislações que versam sobre prazos de preservação de documentos fiscais. Dentre elas, o Código Tributário Nacional (Lei 5.172/66), a Lei 9.450/96 e o Decreto-lei 486/1969.
Com base nesses e em outros instrumentos legais, preparamos este post para resumir o tema e orientar a liderança de empresas de todos os segmentos a respeito dos principais prazos e informações fiscais de competência federal, estadual e municipal. Acompanhe!
A importância de guardar documentos fiscais
O objetivo principal de guardar esses documentos é comprovar a legitimidade das atividades comerciais do contribuinte pessoa jurídica perante os órgãos administrativos do Estado.
Em caso de fiscalização, informações incompletas ou mesmo indisponibilidade de documentos pode trazer problemas à organização que for autuada — como processos administrativos e pagamento de multas.
As informações devem ser arquivadas em ordem cronológica e separadas por período (mês, trimestre ou ano). A seguir os principais tipos de documentos que devem ser guardados:
- notas de compra e de venda (produtos e serviços);
- extratos bancários e duplicatas pagas;
- comprovantes de custos e despesas;
- cópias de cheques;
- comprovantes de débitos e de créditos bancários.
A preservação de cada documento fiscal é obrigatória durante o período mínimo exigido pela lei, ou seja, enquanto não expirarem os respectivos prazos decadencial e prescricional.
O prazo de decadência
Em geral, esse prazo é de cinco anos e representa o período legal que o poder público tem disponível para solicitar a apresentação de documentos fiscais ao contribuinte.
O prazo da contagem da decadência inicia no momento do lançamento do débito, isto é, quando ele é emitido pelo fisco (ou reconhecido por outros meios, antes mesmo da emissão).
O prazo de prescrição
Diz respeito ao tempo que a autoridade estatal, a partir da data de reconhecimento do tributo, tem para promover a cobrança judicial de eventuais créditos tributários contra o contribuinte.
Em outras palavras, o prazo de prescrição determina o tempo para extinção de uma dívida tributária da empresa com o fisco — o tempo para que cada documento fiscal prescreva varia conforme a legislação pertinente.
O período obrigatório de guarda dos principais documentos
A título de exemplo, elencamos aqui apenas alguns dos principais documentos fiscais de competência federal, estadual e municipal, bem como suas esferas de vigência e respectivos prazos legais para preservação.
Competência federal, esfera comercial e fiscal, prazo 5 anos
- comprovantes da escrituração (notas fiscais e recibos);
- Declaração de Compensação de Tributos (PER/DCOMP);
- Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscal Pessoa Jurídica (DIPJ);
- Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF).
Prazo indeterminado
- livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativas;
Prazo 8 anos
- sociedades anônimas S/A (títulos ou contratos de investimento coletivo);
Prazo 20 anos
- novação mercantil;
- pagamentos mercantis;
- títulos de capitalização (documentos originais);
Competência estadual, esfera fiscal, prazo 5 anos
- carnê de recolhimento (ME e EPP) anterior regime de estimativa;
- documentos fiscais e formulários não emitidos (ME e EPP).
- livro de registro de entradas e de saídas.
- livro de registros de apuração do IPI.
Competência municipal, esfera fiscal, prazo 5 anos
Livros de registros de:
- notas fiscais de serviços prestados;
- recebimento de impressos fiscais e termos de ocorrências;
- impressão de documentos fiscais.
Caso a empresa perca algum documento fiscal, ela deve se respaldar declarando o extravio — em um jornal de grande tiragem, por exemplo — e, simultaneamente, comunicando à Receita Federal, à junta comercial, à prefeitura ou outro órgão responsável, como a Delegacia Regional do Trabalho.
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