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De acordo com a Lei 5.172, o Código Tributário Nacional, em seus dispositivos 195 e 174, em conjunto com as previsões da legislação estadual, os contribuintes são obrigados à guarda de documentos, dentre eles o XML, sob pena de multa.
Porém, com a correria do dia a dia do empresário, é comum não lembrarmos disso. Além disso, a maioria das empresas possui a assessoria de um escritório de contabilidade para realizar essas funções, mas é importante saber que essa responsabilidade não é apenas do contador.
Com o crescimento da tecnologia, a mudança dos arquivos e a troca dos documentos do papel para os arquivos digitalizados foi necessária. Com isso, a melhor maneira de guardar esses documentos passou a ser por meio do armazenamento na nuvem, permitindo guardar uma grande quantidade de documentos, além da possibilidade de acesso de qualquer dispositivo.
Pensando nisso, o Grupo Studio criou a plataforma GSDrive, uma nova solução de armazenamento e gestão para documentos fiscais que colabora com as gestões contábeis de forma rápida e inteligente.
O GSDrive possui a capacidade de armazenar todos os documentos fiscais, tanto o XML, quanto o Danfe e outros documentos que possam ser necessários. Além de tudo, esse software de gestão ainda fornece relatórios completos através de um painel desenvolvido especialmente para os profissionais da contabilidade, de maneira a otimizar o trabalho da equipe contábil de maneira rápida e com segurança para uma gestão eficiente.
Toda gestão empresarial resulta registros e documentos fiscais que demonstram todas as movimentações efetuadas em um ou mais períodos. Imagine só guardar tanto documento assim, o espaço que seria ocupado – afinal, quanto mais tempo tem a empresa, maior a sua documentação. Sendo assim, a criação dos arquivos digitais foi um ótimo recurso que dispensa a utilização do papel, simplificando as funções administrativas e, ao mesmo tempo, colaborando com a redução da geração de resíduos pela empresa.
Por meio do Danfe Online, é possível gerar um documento auxiliar da NF-E e do programa de arquivo XML – de forma gratuita – com ele, é criada uma nota fiscal eletrônica que contém todas as informações referentes às atividades exercidas pela empresa. O armazenamento desses documentos é importante para fins de auditoria fiscal e comprovação do cumprimento das obrigações perante o Fisco.
Com a criação desses novos programas, é possível emitir uma nota fiscal registrando todas as transações financeiras por meio de um arquivo XML. O programa ainda possibilita baixar a nota por meio de um visualizador de XML, na qual o contribuinte terá acesso a todo o conteúdo da nota NF-e.
A Receita Federal fiscaliza todos os documentos por meio de um processo de auditoria fiscal – isso serve para buscar por irregularidades, portanto, é necessário que a manutenção dessa documentação seja feita com muita atenção e seja uma das prioridades de uma boa gestão.
Além disso, o registro dessas práticas contábeis faz parte das funções do contador, por isso, é muito importante sempre buscar por uma equipe bem preparada e que se responsabilize por toda a documentação das movimentações e pelo armazenamento desses arquivos.
Vale ressaltar que a manutenção dessa documentação não é importante apenas para as auditorias fiscais da Receita Federal: elas também colaboram com o controle interno, permitindo que a empresa tenha um acompanhamento maior do trabalho, colaborando com o sistema de gestão da empresa e para que as possíveis falhas sejam corrigidas rapidamente.
O armazenamento das notas fiscais no formato XLM, por exemplo, colabora de forma que a empresa consiga ter maior controle sobre o fluxo de caixa por meio dos registros de entrada e saída.
As vantagens não param por aí! Além do maior controle do fluxo de caixa, a gestão dos documentos fiscais eletrônicos também colabora com o controle da administração: a auditoria interna atua de forma preventiva para fiscalizar e auditar os documentos fiscais gerados. Isso facilita o apontamento de falhas e torna possível corrigi-las de forma rápida e eficiente para que a empresa consiga agir conforme o que prevê a legislação tributária. Esse processo também vale para os documentos trabalhistas, previdenciários e de outras naturezas.
Esse processo também colabora com a correção de erros que podem ocorrer na hora de emitir uma nota fiscal, mas é importante que todos os outros dados estejam preenchidos corretamente. Com esse armazenamento e fiscalização, é possível que qualquer vício na nota fiscal seja encontrado e corrigido.
Pelo webdanfe online, é possível consultar um arquivo digitalizado contendo a descrição da nota fiscal. Esse arquivo é o modelo padronizado de emissão e armazenamento de uma nota fiscal eletrônica, e simplificando as transações, tudo isso ocorre através de um arquivo XML, por isso, é fundamental que o contribuinte entenda o significado de XML na nota.
Por isso, com os sistemas digitais de emissão, podemos obter o XML da nota fiscal e o Danfe. Alguns sites, como o Fsist, possibilitam a consulta por contribuintes, facilitando o processo de como abrir um arquivo que seja XML.
Assim, através do Fsist é possível baixar e visualizar a nota XML, porém, com a alteração realizada pelo Sefaz, por meio dos Ajustes Sinief 16/18 e 17/18, que tornaram obrigatória a consulta com certificado digital, esses sites pararam de funcionar. Sendo assim, a melhor maneira de abrir esses documentos é pela certificação digital.
Os tipos de documentos fiscais eletrônicos são variados, ou seja, os prazos de armazenamento e manutenção de cada um deles pode ser variável.
Segundo o Código Tributário Nacional, a documentação tributária (notas fiscais, imposto de renda, livros fiscais, ICMS, CSLL, PIS/COFINS, e outros documentos fiscais) podem ser armazenados por até cinco anos.
Já os documentos de cunho trabalhista podem ser armazenados por prazo indeterminado, conforme o texto da CLT. O comprovante de cumprimento de obrigações (13º salários, férias, etc) serão guardados por cinco anos, já o FGTS e as guias de recolhimento, por trinta anos.
É necessário que a gestão se atente aos prazos para cada tipo de arquivo fiscal, uma vez que o não cumprimento dessas obrigações pode resultar em diversas penalidades.
Outras consequências possíveis são a impossibilidade de vender produtos que perderam a utilidade por não existir nota fiscal, perda do direito de garantia e, além disso, a empresa poderá ser cobrada novamente por valores que já foram pagos, resultando no pagamento de tributos a maior.
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