A nota fiscal é um documento legal que as empresas devem emitir para registrar uma transação comercial de bens ou serviços. Ou seja, a nota fiscal atua como uma comprovação tributária da atividade prestada pela pessoa jurídica.
Desta forma, a nota fiscal exerce uma dupla função. Ela serve tanto para fins de fiscalização como também, base de cálculo para pagamento de tributos. Por isso, todas as empresas tem obrigação de imitir nota fiscal.
Todavia, há uma exceção aplicada somente para as Micro Empresas Individuais, MEIs, quando efetuam transações com pessoas físicas. Se a transação for realizada com pessoa jurídica, é necessário emitir a nota fiscal normalmente.
Para emitir uma nota fiscal é preciso ter um CNPJ registrado e ativo. Além disso, é necessário lembrar que, a não emissão da nota fiscal é classificado como crime de sonegação fiscal e pode resultar em penalidade de detenção de seis meses a dois anos e pagamento de multa.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Devido ao avanço da tecnologia, grande parte das empresas já aderiu ao sistema de nota fiscal eletrônica, chamada de NF-e. O documento digital cumpre a mesma função do documento fiscal em papel.
Criado para substituir a emissão de nota em papel, o objetivo da NF-e é documentar as operações de comercialização de mercadorias, operações de serviços e de transportes.
A NF-e faz parte do programa do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), tendo a garantia de sua validade dada por assinatura digital (token). Assim como o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
Este documento foi elaborado de forma mais simples com a finalidade de acompanhar a mercadoria em trânsito ou que foi comercializada pela Internet.
Considerando os diferentes tipos de negócios, as empresas devem escolher entre os tipos de notas fiscais eletrônicas disponíveis o mais oportuno.
Tipos de Notas Fiscais
Nota Fiscal de Venda ao Consumidor
É a nota fiscal mais utilizada pelas empresas por conter o registro dos produtos negociados, seja de venda ou compra. Sendo que constam nessa nota os valores que foram pagos de ICMS e IPI. Desse modo, é usada na venda direta aos clientes.
Este tipo de nota necessita de uma autorização para impressão de documentos fiscais (AIDF), que é dada pela Secretaria de Fazenda do Estado em que a empresa tem as suas atividades.
Pode ser impressa usando papel A4 e em impressoras comuns e substitui o modelo de nota fiscal 1-A, que é encaminhada para a receita estadual.
Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Esse tipo de nota consiste em um documento que é destinado especificamente para o consumidor final. Além disso, o seu processo de impressão é realizado com impressora térmica ao invés de fiscal, sendo transmitido para a receita municipal local.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônicas (NFS-e)
Este tipo é destinado para as empresas que prestam serviços, ou seja, que vendem serviços e, por isso, devem conter todos os dados relativos aos serviços executados. Além disso, essa nota é regulada e fiscalizada pela prefeitura municipal de cada localidade.
A NFS-e deve ser emitida em qualquer atividade de serviços com o recolhimento do Imposto sobre Serviços (ISS) da operação. Sendo que o cálculo do imposto já é feito automaticamente e independente de ser um serviço principal ou secundário.
Importante: recibo de pagamento não é uma nota fiscal!
O recibo de pagamento comprova apenas a efetivação de uma compra, mas não cumpre nenhuma função diante da legislação fiscal.
3 erros comuns durante a emissão de uma NF-e
- Escolhendo o tipo errado de certificado digital
É preciso ter muito cuidado e atenção para escolher o tipo de certificado adequado para a sua empresa. Se for automação de notas fiscais, a opção deve ser pelo certificado A1, que está em meio digital e pode ser instalado no computador da empresa ou no emissor NF-e. Já no caso de ser emissão física é o certificado A3, que está em pendrive ou token. Desse modo, deve ser ligado ao computador todas as vezes que for ser utilizado.
- O DANFE não tem validade jurídica
A nota fiscal eletrônica pode ser representada por um documento físico, que é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). No entanto, ele pode representar a nota fiscal, mas não pode substituí-la por não ter validade jurídica. Por isso, quando a mercadoria é enviada para o cliente apenas com o DANFE, ao invés da NF-e, é um erro grave que precisa ser evitado.
- Período de emissão da NF-e
Algumas empresas emitem uma nota fiscal eletrônica por mês com todas as operações realizadas. Contudo, esse procedimento não é aconselhável visto que constitui um erro grave. A NF-e deve ser emitida por cada operação realizada com um cliente. Apesar de uma nota apenas por mês permitir o cálculo dos impostos, este tipo de procedimento impede que seja feito qualquer tipo de verificação nas operações realizadas de forma inadequada.
Fonte: Jornal Contábil.
