Controlar essas informações é importante para a administração de qualquer negócio. No entanto, esse controle ganha ainda mais relevância para as organizações obrigadas a transmitir dados relativos ao Bloco K pelo Sistema Público de Escrituração Fiscal (Sped).
Como está a movimentação produtiva e a gestão do estoque da sua empresa?
Embora o acompanhamento dos estoques não seja uma exigência nova, só recentemente as empresas foram obrigadas a prestar informações sobre essas movimentações. Os registros, agora, devem ser transmitidos todos os meses. Como toda mudança, os novos procedimentos ainda geram dúvidas. Além disso, desafiam gestores a reverem processos internos.
Para ajudá-lo a vencer esses desafios, produzimos este artigo. Nele, você encontrará orientações sobre como se adequar às exigências do Bloco K. Confira!
O que é bloco K?
O Bloco K é um segmento do Sped fiscal, destinado à prestação de informações sobre a produção e o estoque das empresas, como tipo e volume de matérias-primas e insumos utilizados nas operações. Esses dados devem ser transmitidos em conjunto com a Escrituração Fiscal Digital (EFD).
Na prática, o Bloco K foi criado para substituir o Livro de Controle de Produção e Estoque, um registro que deveria ser mantido pelas organizações, mas que, no entanto, não precisava ser entregue ao Fisco regularmente. O livro só deveria ser apresentado quando solicitado pela fiscalização.
Como todos os dados fiscais e contábeis das empresas estão sendo mantidos em ambiente digital desde a instituição do Sped, não seria diferente com as informações sobre produção e estoque. A obrigação de preencher e transmitir os registros do Bloco K foi iniciada em 2016, de forma gradativa, atingindo um número cada vez maior de organizações ao longo dos anos.
Antes de detalhar um pouco melhor quais são os prazos, as exigências e as empresas sujeitas à transmissão do Bloco K, vale a pena entender melhor o que é o Sped e a EFD. Confira!
O que é SPED?
O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) foi criado em 2007, por meio do Decreto nº 6.022, com o objetivo de promover a informatização nos processos de controle fiscal. Desde então, o Sped vem se consolidando como o ambiente digital para o cumprimento de obrigações acessórias.
Os documentos que antes eram enviados diretamente para cada órgão da administração pública agora passaram a ser transmitidos de forma unificada pelo sistema. Mas a modernização está sendo feita gradativamente para que tanto as empresas quanto os órgãos públicos possam se adequar.
Esse é um processo complexo, uma vez que envolve um conjunto amplo de participantes, o desenvolvimento de sistemas para recepção dos dados com segurança e a transformação das rotinas fiscais e contábeis para empresas e órgãos públicos.
De acordo com a Receita Federal do Brasil, o Sped foi criado para atender a três objetivos principais:
- integrar os fiscos por meio da padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais;
- racionalizar e uniformizar o cumprimento das obrigações acessórias para as empresas contribuintes, instituindo a transmissão única de uma série de obrigações a serem repassadas para diferentes órgãos fiscalizadores;
- agilizar a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria no controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.
Para que seja possível atingir a todos esses objetivos, o Sped se desdobra em diferentes projetos que contemplam grupos distintos de obrigações acessórias. São eles:
- Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e);
- Escrituração Contábil Digital (ECD);
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
- Escrituração Fiscal Digital (EFD ICMS/IPI);
- Escrituração Fiscal Digital (EFD Contribuições);
- Escrituração Fiscal Digital (EFD-Reinf);
- e-Financeira;
- eSocial;
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
- Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e).
Dentro desse conjunto de projetos, um dos mais complexos é o EFD ICMS/IPI. É nele que está inserido o Bloco K. Vamos explicar melhor o que é EFD a seguir.
O que é EFD?
A Escrituração Fiscal Digital (EFD) é uma das obrigações previstas pelo Sped. Trata-se de um arquivo que reúne uma série de escriturações, documentos e registros que devem ser transmitidos pelas empresas aos órgãos da administração pública.
O envio do arquivo EFD-ICMS/IPI deve ser feito mensalmente, apontando os dados relativos ao mês civil ou a fração desse período. Essa regra vale mesmo para os casos em que a apuração do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) sejam feitas em períodos inferiores a um mês.
A EFC-ICMS/IPI é composta de 10 blocos:
- Bloco 0 – Abertura, Identificação e Referências;
- Bloco B – Escrituração e Apuração do ISS;
- Bloco C – Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI);
- Bloco D – Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS);
- Bloco E – Apuração do ICMS e do IPI;
- Bloco G – Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP);
- Bloco H – Inventário Físico;
- Bloco K – Controle da Produção e do Estoque;
- Bloco 1 – Outras Informações;
- Bloco 9 – Controle e Encerramento do Arquivo Digital.
Como surgiu essa obrigatoriedade?
A manutenção do Livro de Controle de Produção e Estoque sempre foi exigida das empresas, embora não fosse necessário fazer entregas mensais dessa escrituração ao fisco. Eventualmente, esses dados poderiam ser solicitados, ocasião em que as organizações deveriam apresentá-las.
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Com o processo de digitalização das obrigações contábeis e fiscais, todos os processos passaram a ser revistos para que fossem realizados pelo sistema eletrônico. Ou seja, essa é uma perspectiva traçada desde 2007, quando foi criado o Sped.
O Bloco K nada mais é do que a substituição do Livro de Controle de Produção e Estoque. Como todos os projetos do Sped, o Bloco K foi anunciado com antecedência, em 2009, já indicando quais empresas deveriam fazer a entrega e quais seriam os prazos para início dos envios. É sobre isso que vamos falar no capítulo seguinte.
Quais empresas devem entregar o Bloco K?
As empresas optantes pelo Simples Nacional não têm a obrigação de transmitir os registros do Bloco K. Para as demais organizações, a obrigatoriedade foi iniciada em 2017, de forma gradativa. Podemos dividir a obrigatoriedade em três grandes grupos de empresas. Veja!
Grupo 1 – Empresas com faturamento a partir de R$ 300 milhões por ano
Para esse conjunto de empresas, são cinco prazos distintos:
- 1º de janeiro de 2017 – Inicia a entrega de informações dos saldos de estoques escriturados (Registros K200 e K280) para estabelecimentos industriais das divisões 10 a 32 da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE);
- 1º de janeiro de 2019 – Inicia a obrigação de entrega da escrituração completa do Bloco K para estabelecimentos industriais das divisões 11, 12 e dos grupos 291, 292 e 293 da CNAE;
- 1º de janeiro de 2020 – Inicia a entrega da escrituração completa do Bloco K para os estabelecimentos industriais das divisões 27 e 30 da CNAE;
- 1º de janeiro de 2021 – Inicia o envio da escrituração completa do Bloco K para os estabelecimentos industriais da divisão 23 e dos grupos 294 e 295 da CNAE;
- 1º de janeiro de 2022 – Inicia a escrituração completa do Bloco K para os estabelecimentos industriais das divisões 10, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 24, 25, 26, 28, 31 e 32 da CNAE.
Grupo 2 – Empresas com faturamento a partir de R$ 78 milhões por ano
Para esse conjunto de empresas, a exigência foi iniciada em 2018:
- 1º de janeiro de 2018 – Inicia a entrega de informações dos saldos de estoques escriturados (Registros K200 e K280) para estabelecimentos industriais das divisões 10 a 32.
Grupo 3 – Demais empresas
A partir de 2019, a entrega do Bloco K alcançou estabelecimentos industriais com outros níveis de faturamento e também estabelecimentos atacadistas:
- 1º de janeiro de 2019 – Inicia o envio de informações sobre os saldos de estoques escriturado (Registros K200 e K280) para: demais estabelecimentos industriais das divisões 10 a 32; estabelecimentos atacadistas classificados nos grupos 462 a 469 da CNAE; e estabelecimentos equiparados a industrial.
Como é feito o envio do Bloco K?
O Bloco K deve ser enviado mensalmente em conjunto com outros dados prestados na EFD-ICMS/IPI. É necessário ter certificado digital para realizar a transmissão. Empresas que contratam serviço terceirizado de contabilidade precisam ser orientadas para remeterem aos escritórios as informações necessárias para fazer o envio.
As organizações que realizam esse procedimento internamente precisam observar se o sistema de envio está configurado adequadamente para o envio. O ideal é que todos os contribuintes obrigados a prestar essas informações verifiquem o funcionamento dos programas de envio e revejam processos, otimizando-os ao máximo.
Quais são os registros do Bloco K?
Dentro do Bloco K, existem 21 registros que devem ser feitos de acordo com a realidade da empresa. O Guia Prático da Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS/IPI detalha e exemplifica cada um deles. Aqui, nós vamos apenas apresentá-los de forma resumida. Confira!
Registro K001 — Abertura do Bloco K
É o primeiro registro feito, na abertura do Bloco K. Nesse momento, deve ser informado se a empresa registrou movimentações relativas à produção e ao estoque. Caso essas movimentações não tenham ocorrido, a empresa terá apenas que fazer os registros K001, de abertura, e K990, de encerramento. Havendo informações a prestar, é preciso dar sequência aos preenchimentos.
Registro K100 — Período de apuração do ICMS/IPI
No Registro K100, deve ser informado o período de apuração do ICMS ou do IPI dentro do mês de referência. Por exemplo, a data inicial de apuração é 11 de março de 2019 e a data final é 22 de março de 2019. Empresas que tenham registrado mais de um período de apuração no mês devem fazer um Registro K100 para cada um desses períodos dentro do mesmo arquivo.
Registro K200 — Estoque escriturado
No K200, registra-se qual é o estoque final escriturado do período de apuração, por tipo de estoque e por participante (se for o caso). A apuração do estoque final deve ser feita utilizando-se a fórmula:
Estoque final = estoque inicial + entradas (produção e movimentação interna) – saída (consumo e movimentação interna).
Registro K210 — Desmontagem de mercadorias (item de origem)
A finalidade do Registro K210 é informar produtos que saíram do estoque com o objetivo de serem desmontados, considerando:
- 00 — Mercadoria para revenda;
- 01 — Matéria-Prima;
- 02 — Embalagem;
- 03 — Produtos em Processo;
- 04 — Produto Acabado;
- 05 — Subproduto;
- 10 — Outros insumos.
Registro K215 — Desmontagem de mercadorias (itens de destino)
O Registro K215 é usado para informar produtos que entraram no estoque no período de apuração em decorrência da desmontagem de mercadorias registrada no K210.
Registro K220 — Outras movimentações internas entre mercadorias
O Registro K220 deve ser usado para informar outras movimentações internas de mercadorias que não tenham sido relatadas nos registros anteriores.
Registro K230 — Itens produzidos
No Registro K230, o foco são os itens produzidos. Nessa etapa, deve ser informada a produção finalizada de produto em processo e de produto acabado. O Registro K230 não se aplica nos casos de produção conjunta, mesmo quando houver industrialização de mercadorias realizada por terceiros por encomenda.
Registro K235 — Insumos consumidos
Na sequência, vem o Registro K235, que complementa as informações prestadas no item anterior. Aqui, o objetivo é detalhar os insumos consumidos no processo produtivo que gerou os itens produzidos e informados no Registro K230.
Registro K250 — Industrialização efetuada por terceiros (itens produzidos)
Quando a industrialização é feita por terceiros, é necessário informar no Registro K250 os itens que foram produzidos por encomenda e a quantidade. Nesse registro não devem ser reportados os casos de produção conjunta.
Registro K255 — Industrialização em terceiros (insumos consumidos)
O Registro K255 é derivado do K250. Ele se destina a registrar os insumos consumidos no processo de industrialização realizado por terceiros para a produção dos itens informados no Registro K250.
Registro K260 — Reprocessamento/reparo de produto/insumo
No Registro K260, deve ser feito para informar produtos que serão reprocessados ou que foram reprocessados, indicando, inclusive, a reparação dos insumos necessários.
Registro K265 — Reprocessamento/reparo (mercadorias consumidas e/ou retornadas)
O consumo de mercadorias e o retorno delas ao estoque, em decorrência do reprocessamento informado no Registro K260, deve ser incluído no Registro K265.
Registro K275 — Correção de apontamento e retorno de insumos dos registros K215, K220, K235, K255 e K265
O Registro K275 é destinado às correções de apontamentos feitos no período de apuração anterior para os registros K215, K220, K255 e K265.
Registro K280 — Correção de apontamento (estoque escriturado)
A finalidade do Registro K280 também é corrigir apontamentos feitos no período anterior, mas, nesse caso, referente ao estoque escriturado, informado no Registro K200.
Registro K290 — Produção conjunta (ordem de produção)
No Registro K290, deve ser informada a ordem de produção relativa à produção conjunta. Isso ocorre quando mais de uma mercadoria é produzida a partir do consumo de insumos no mesmo processo.
Registro K291 — Produção conjunta (itens produzidos)
Na sequência, o Registro K291 deve ser preenchido para informar os itens produzidos a partir da produção conjunta, mesmo nos casos em que a industrialização tenha sido realizada por terceiros por encomenda.
Registro K292 — Produção conjunta (insumos consumidos)
No Registro K292, serão registrados os insumos consumidos no processo de produção conjunta.
Registro K300 — Produção conjunta (industrialização efetuada por terceiros)
O Registro K300 é o espaço destinado a informar a data de reconhecimento da produção ocorrida em terceiro, relativa à produção conjunta.
Registro K301 — Produção conjunta (industrialização efetuada por terceiros — itens produzidos)
As informações sobre a produção conjunta industrializados por terceiros e a quantidade produzida devem ser incluídas no Registro K301.
Registro K302 — Produção conjunta (industrialização efetuada por terceiros — insumos consumidos)
No Registro K302 deve ser informada a quantidade de insumos remetidos para terceiros para industrialização de produção conjunta.
Registro K990 — Encerramento do Bloco K
Por fim, o Registro K990 deve ser feito para comunicar o encerramento do Bloco K, indicando a quantidade de linhas (registros) existentes no bloco.
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Quais são as multas e sanções em caso de descumprimento?
A falta de envio das informações, bem como os casos de dados equivocados ou omitidos, podem gerar penalidades às empresas. As multas podem ser aplicadas tanto pelas autoridades tributárias estaduais quanto em âmbito federal. Por isso, é importante verificar qual é a sanção prevista para cada Estado.
Para a Receita Federal, valem os seguintes percentuais de acordo com as situações previstas:
- atraso na entrega: multa de 1% sobre o valor do estoque, acrescida de R$ 500 para empresas optantes pelo Simples Nacional e de R$ 1,5 mil para organizações dos demais regimes tributários;
- informações incorretas: multa de 3% sobre as obrigações comerciais;
- recolhimento abaixo do devido ou falta de recolhimento: multa de 100% do valor devido (com risco de autuação criminal dos responsáveis).
Como se preparar para o Bloco K?
A partir de 2019, a obrigação de transmitir dados relativos ao Bloco K chegou a um número mais abrangente de empresas. Embora a obrigatoriedade já esteja prevista há bastante tempo, muitas organizações ainda enfrentam dificuldades para se adequarem ao sistema. Por isso, destacamos algumas dicas que podem ajudar no processo de adaptação. Confira!
Avaliar a situação atual do estoque
O foco do Bloco K é a movimentação produtiva e de estoque das empresas. Ou seja, é fundamental fazer uma apuração cuidadosa sobre os insumos e produtos estocados, alinhando as informações ao máximo para que não haja distorções na hora de fazer os registros do Bloco K.
Empresas que não fazem o inventário mensal podem ter mais dificuldade nesse primeiro momento. Então, a melhor saída é apurar todos os itens, analisando também o histórico de entradas e saídas.
Verificar se os controles das movimentações estão em dia
O controle documentado das movimentações é o melhor aliado na hora de prestar as informações do Bloco K. No entanto, é importante que esse controle seja compatível com o que foi verificado nos estoques.
Nas organizações que não seguem um processo de acompanhamento rigoroso, é possível que as informações não estejam alinhadas. Nesse caso, é preciso investigar onde estão as falhas para corrigi-las, evitando problemas futuros.
Redefinir processos
Mais do que uma obrigação, o Bloco K deve ser encarado como uma oportunidade para melhoria dos processos. Afinal, deter o controle do estoque é indispensável para a gestão financeira do negócio. Empresas que conseguem organizar melhor o fluxo de entradas e saídas do estoque tendem a ter um ciclo financeiro mais eficiente.
Qualificar e treinar equipes
Preparar os colaboradores para as mudanças é outro ponto importante nessa fase de adaptação, investindo em treinamentos, workshops e cursos. As orientações devem ser repassadas tanto os profissionais responsáveis pelo envio das informações quanto para aqueles que fazem o controle direto do estoque, buscando o máximo alinhamento possível e evitando, assim, distorções.
Quais são os desafios enfrentados pelas empresas?
Na prática, os principais desafios das empresas envolvem a captura, a integração e a transmissão dos dados. Ou seja, as soluções em tecnologia precisam estar alinhadas em todas as etapas, desde a recepção de insumos até a geração dos relatórios. Destacamos ponto a ponto esses desafios. Confira!
Integração de dados
A centralização das informações em um mesmo ambiente facilita o controle das movimentações. O ideal é que os sistemas de registro da empresa estejam integrados — dessa forma, evita-se que dados importantes sejam perdidos.
Alinhamento entre os Blocos H e K
No envio mensal da EFD-ICMS/IPI, a empresa deve transmitir dados relativos aos produtos e insumos em dois blocos: no H, destinado ao inventário físico, e no K, em que devem ser detalhadas as movimentações produtivas e de estoque. As informações prestadas em ambas as etapas devem estar corretamente alinhada, já que são complementares. Para evitar problemas, é importante verificar se os dados batem.
Registrar e controlar movimentações de terceiros (ou para terceiros)
A contratação de terceiros para realizar os processos de industrialização requer muita atenção por parte da empresa, pois ela deve informar no Bloco K as movimentações que, na prática, foram realizadas pela contratada. O controle, portanto, deve ser rigoroso para evitar dados desencontrados.
Vale destacar que empresas que produzem mercadorias por encomendam também devem transmitir o Bloco K. Ou seja, as informações precisam estar alinhadas.
No início, a transmissão do Bloco K pode ser mesmo desafiadora. Mas com o tempo e depois de alguns ajustes, essa obrigação representará a melhoria nos processos de controle de estoques das empresas.
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